Automatiser l’utilisation de votre cachet électronique d’entreprise présente un avantage considérable. En effet, cela permet de sécuriser vos documents sensibles et d’économiser du temps sur certaines activités fastidieuses.

Toutefois, il faut savoir s’y prendre. Les cachets électroniques doivent répondre à des normes établies par des autorités en la matière et doivent être faciles d’implémentation. Voici ici ce qu’il y a à savoir quant à l’automatisation de votre cachet électronique d’entreprise.

Pourquoi automatiser l’utilisation de votre cachet électronique d’entreprise ?

Le tampon d’entreprise est un sceau unique qui permet d’identifier cette dernière grâce aux mentions qu’elle comporte. Il apporte également la preuve de l’authenticité et de la fiabilité des documents.

Ainsi, un cachet électronique comme le cachet électronique Universign se révèle donc être la version digitale du tampon et possède l’avantage d’apporter un degré supplémentaire de protection.

Ainsi, automatiser l’utilisation de votre cachet électronique d’entreprise vous permettra de :

  • Signer les documents émis par la société de manière simple, rapide et sécurisée ;
  • Sécuriser les transactions et les contrats avec vos partenaires ;
  • Garantir la provenance des documents et protéger la propriété intellectuelle ;
  • Faciliter la tâche de votre service RH quant à l’exécution quotidienne de leurs tâches par exemple en simplifiant certaines activités ;
  • Détecter les divers changements de versions des documents afin de prévenir toute falsification des données et donc, la fraude documentaire ;
  • Réduire les frais de gestion administrative de l’entreprise ;
  • Amorcer le changement de la société vers la dématérialisation des documents vers des formats électroniques plus fiables.

Les caractéristiques du cachet électronique

Pour bénéficier des avantages du fait d’automatiser l’utilisation de votre cachet électronique d’entreprise, il faut quelques préalables.

Les normes

L’automatisation de votre cachet électronique d’entreprise est réglementée par l’eIDAS (electronic IDentification Authentication and trust Services). Ce dernier est le règlement adopté par l’Union européenne pour réguler l’identification électronique et les services de transactions électroniques.

Il est possible d’en savoir plus à propos du règlement eIDAS ici.

Avant d’automatiser l’utilisation de votre cachet électronique d’entreprise, vous devez donc vous assurer que ce dernier satisfait aux exigences ci-après :

  • Il est lié à celui qui le crée de manière univoque et permet de l’identifier ;
  • Il est lié aux données de son créateur afin de pouvoir retracer tout changement ultérieur ;
  • Son créateur doit être en mesure d’exercer un contrôle absolu sur lui.

Ces exigences permettent d’assurer la sécurité des documents émis par l’entreprise d’abord vis-à-vis d’elle-même, mais aussi de ses clients et de ses partenaires. Il est donc recommandé de faire appel à un expert du domaine afin de vérifier que votre cachet respecte tous ces points essentiels.

Les types de documents pris en compte par le cachet électronique

Pour automatiser l’utilisation du cachet électronique d’entreprise, il faut que ce dernier soit utilisable dans plusieurs aspects de la vie de la société. Cela implique donc les documents suivants :

  • Les factures ;
  • Les notes de frais ;
  • Les diplômes ;
  • Les plans ;
  • Les bons de commande ;
  • Les reçus ;
  • Les documents de propriété intellectuelle ;
  • Les rapports financiers ;
  • Les devis.

Le champ d’action du cachet électronique d’entreprise est donc large et permet de prendre en compte tous les documents relatifs au bon fonctionnement de vos activités.

Quid de la différence entre la signature électronique et le cachet électronique d’entreprise ?

En effet, il n’est pas rare de rencontrer des entrepreneurs qui confondent les deux et pourtant, les deux ne renvoient pas aux mêmes notions malgré leurs similitudes.

Là où la signature électronique requiert l’intervention du signataire pour chaque transaction, il est possible d’automatiser entièrement l’utilisation du cachet électronique. Cela constitue un avantage certain pour améliorer les performances de votre entreprise comme l’explique cet article.

C’est l’essentiel de ce qu’il y à savoir pour automatiser l’utilisation de votre cachet électronique d’entreprise.